Digitale Archivierung: Große Vorteile durch optimale Lösung

Das papierlose Büro ist und bleibt ein Traum. Nichtsdestotrotz erreichen Unternehmen immer mehr Dokumente in digitaler Form – meist als E-Mail. Diese Dokumente müssen laut Gesetzgeber und den Vorgaben der Finanzbehörden dann auch digital archiviert werden. Seitdem zum 1. Januar 2007 E-Mails durch die Änderung des § 37a im Handelsgesetzbuch mit Geschäftsbriefen gleichgestellt wurden, müssen Unternehmen diese wie andere Geschäftsbriefe auch behandeln.

Zur korrekten Behandlung gehören nicht nur die richtigen Angaben in der E-Mail. Dazu zählen auch die ordentliche Archivierung im Sinne der „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS), das Beachten der Aufbewahrungsfristen sowie die Bereitstellung im Falle einer Prüfung. Damit stellt sich in vielen Unternehmen die Frage, ob es sinnvoll ist, weiterhin zwei getrennte Ablagesysteme für digitale Dokumente und Papierdokumente zu unterhalten.

Ein konsolidiertes, digitales Archiv bringt zudem den Vorteil mit sich, dass sich Geschäftsvorgänge deutlich schneller rekonstruieren lassen. Dies kann beispielsweise bei Unstimmigkeiten mit einem Kunden über Inhalt und Höhe einer Rechnung nützlich sein. Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat einmal ausgerechnet, welche Zeit- und Kostenersparnisse sich durch elektronische Archive erzielen lassen: So dauert laut dieser Studie die Ablage von 250 Seiten in Papierform eine Stunde, digital dagegen weniger als eine Viertelstunde. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden.

Der Haken an der Sache: Manche Dokumente, etwa Rechnungen von Tankstellen oder Restaurants, werden im Sinne der Zivilprozessordnung in digitaler Form nicht zwangsläufig als Urkunden anerkannt. Es kann daher je nach Unternehmen ausgesprochen wichtig sein sicherzustellen, dass nach der digitalen Archivierung wirklich nur die Originale vernichtet werden, die bestimmt nie wieder benötigt werden.

Dazu ist einerseits eine Schulung der Mitarbeiter notwendig, andererseits aber eben doch wieder ein zweites Ablagesystem. Dennoch lohnt sich der Aufwand, der für eine digitale Archivierung betrieben werden muss, denn dass später auf solche Dokumente zugegriffen werden muss, ist eher die Ausnahme.